logoblog

Cari

Pentingnya Arsip Dikelola Dengan Baik Dan Benar

Pentingnya Arsip Dikelola Dengan Baik Dan Benar

Mataram _ Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, manfaat arsip bagi suatu organisasi antara

Pemerintahan

H.DJOKO PITOYO,S.SOS
Oleh H.DJOKO PITOYO,S.SOS
14 Oktober, 2019 10:53:56
Pemerintahan
Komentar: 0
Dibaca: 595 Kali

Mataram _ Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan, juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah, dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi. Arsip juga dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib maka akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Menumpuknya arsip yang tidak ada gunanya serta sitem tata arsip yang tidak menentu akan mengakibatkan ruangan terasa sempit dan tidak nyaman, sehingga dapat berpengaruh negatif terhadap kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan mempersulit proses hukum dan pertanggung jawaban. Hal tersebut diatas disampaikan oleh Nara Sumber Ahmad Zakaria yang berkolaborasi dengan Sampun pada saat memaparkan materi yang berjudul “Bimbingan Teknis Tata Kelola Kearsipan” bagi 90 peserta Workshop Tatakelola Kearsipan di lingkungan Kanwil Kementerian Agama Provinsi NTB di Hotel Puri Indah di hari kedua dari 3 hari direncanakannya kegiatan tersebut berlangsung. Lebih jaun Sampun mengatakan bahwa masalah kearsipan belum sepenuhnya menjadi perhatian baik oleh masyarakat umum, organisasi pemerintah maupun suatu organisasi swasta. Banyak orang yang masih belum mengetahui atau belum memahami arti penting dan manfaat arsip dalam kehidupan sehari-hari bagi pribadi maupun bagi organisasi, orang menganggap bahwa arsip relatif masih sangat rendah dan arsip selama ini masih dianggap rendahan. Setiap kegiatan organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun swasta tidak terlepas dari lingkup administrasi karena hal tersebut merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan, “Organisasi tanpa kegiatan administrasi maka organisasi tidak akan dapat tercapai visi dan misinya dengan efektif”, tegas Sampun melanjutkan paparan materinya. Untuk mewujudkan tertib pengelolaan arsip, lanjutnya lagi, ada beberapa aspek yang mesti ditangani secara serius, yaitu terdapatnya system pengelolaan kearsipan yang efektif, pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta evaluasi secara tajam dan terus menerus terhadap pelaksanaan sistem itu sendiri. Ketiga aspek ini dapat terlaksana apabila didukung oleh unsur-unsur SDM yang diperlukan, anggaran dan sarana pendukung. Maka atas dasar inilah untuk meningkatkan tertib pengelolaan kearsipan masalahnya menjadi tidak sederhana seperti apa yang kita kira, oleh sebab itulah diperlukan visi dan misi yang jelas, rencana dan program yang matang, dan koordinasi dengan instansi terkait yang harmonis, tegas Sampun. Hal inipun disampaikan Kepala Bagian Tata Usaha H. Sirojudin pada saat membuka kegiatan workshop tatakelola kearsipan ini kemarin (Jum’at, 11-10-2019, Red.) agar kepada seluruh Karyawan/wati khususnya di lingkungan Kementerian Agama se Provinsi Nusa Tenggara Barat untuk dapat mengelola arsip ini secara digitalisasi, sehingga dikemudian hari apabila arsip ini dibutuhkan, maka akan cepat proses pencariannya, hal inipun akan menjadikan pekerjaan kita akan lebih efektif, efisien dan terstruktur. (miq olah)

 

Baca Juga :




 

Artikel Terkait

0 KOMENTAR

Belum ada komentar.
Berikan Komentar Bermanfaat Meski Satu Kalimat
 
 

TULIS KOMENTAR

Silahkan Login terlebih dahulu untuk mengisi komentar.
 
Copyright © 2008-2019 | kampung-media.com. All rights reserved.
 
Tutup Iklan